Ако не пълните цялото си време със задачи, а оставяте 20% от дневния си график празни, ще постигате по-голям успех
"Точният човек" е специален проект на "24 часа" за професионалния успех, растежа в кариерата, личностното развитие, отношенията на работното място, за добрите практики на работодателите, за новини от HR сектора и мениджмънта, за пазара на труда и свободни работни места.
Вие сте от щастливците, които си знаят професионалните отговорности, задачи, срокове и имат правото сами да си организират работата и времето. Шефът ви се интересува от резултатите, иска всичко качествено и навреме, но не ви води за ръчичка към тях, не ви контролира на всяка стъпка и всяка минута.
Тогава може да опитате правилото за 80-те процента запълнен работен график. За него специалисти по управление на времето и практици от бизнеса се кълнат, че осигурява по-добра продуктивност и по-висок успех. Кристин Картър, социолог и треньор по позитивна психология, е написала цяла книга за "стратегическото мързелуване". Твърди се, че принципа спазвал някога гениалният физик Алберт Айнщайн, а сега го следват основателят на фейсбук и собственик на "Мета" Марк Зукърбърг, шефове на "Гугъл".
Накратко, правилото за 80% гласи, че по-свободният график води по-висока ефективност. Не трябва да натъпквате цялото си работно време до минута със задачи, а съзнателно да си оставите около 20% от него - т.е. около час и половина от 8-те официални часа, без предварително планирани ангажименти.
Целта не е те да са ви просто резерв, ако нещо с необходимото време за планираното се обърка или пък възникнат неочаквани задачи и пожарни проблеми. (Да имате предвиден такъв резерв се препоръчва във всички техники за тайм мениджмънт.) Целта тук е да сте гъвкави, за да може да посветите повече време на онова, което сметнете за най-важното в момента.
Зукърбърк винаги се стреми да има такова свободно време в графика си. "Изнервям се и съм в лошо настроение, ако целият ми ден е планиран и има нещо, което знам, че е наистина важно, а нямам време да го направя, понеже съм зает с други неща, които не са най-важните. При няколко такива дни подред просто експлодирам", признава той.
"Казвам на хората да се стремят към недостатъчно ангажиране, защото в крайна сметка ще се ангажират на правилното ниво. Стремете се към тези 80% и това е нивото, при което наистина ще се заемете с правилното количество неща", обяснява Лора Мей Мартин, треньор по производителност в "Гугъл", която помага на шефовете да използват времето си най-ефективно.
Оказва се, че мнозина предприемачи следват този принцип, като някои са стигнали до него по интересен път.
Софтуерният инженер Том ДеМарко установил, че като си напълни графика на 100%, не може да поеме неизбежните шокове. В крайна сметка свършвате по-малко работа в дългосрочен план, отколкото ако поддържате по-свободен график, уверява той. Описал го е в книгата си "Разпускане: Преодоляване на прегарянето, натовареността и мита за пълна ефективност".
Джъстин Джаксън развивал бизнеса, грижел се за семейството си с четири деца, работел на пълна мощност и жонглирал с десетки топки. В един момент изтощил възможностите на графика, енергията и семейството си до абсолютната крайност. "Всички топки, с които жонглирах, започнаха да падат и да се трошат", споделя той.
Изпаднал в дълбока депресия. За щастие открил спасение в конфуцианската практика хара хачи бу. Това означава "Яж, докато се заситиш на 80%". Джаксън решил да си направи версия на хара хачи бу в работата. "Умишлено намалих темпото така, че да отдавам само 80% от умствената си енергия на работата. Избирам 2-3 големи неща, които да свърша за деня. После се фокусирам върху дреболиите, които не изискват толкова много енергия", посочва той.
Истината е, че 20-те свободни процента от работния график са лукс, който не всички служители могат да си позволят. Ако вие сте от тези, които могат, оценете го и не пропускайте, че въпросните проценти трябва да са стойностно прекарано време, посветено на най-важното за кариерата ви, не разпиляно или пропиляно в безсмислени занимания, които не ви носят дори удоволствие.
Под стойностно време впрочем се разбира и онова стратегическо мързелуване, при което инвестирате в почивка за възстановяване на енергията.
Може и съзнателно да бездействате на работа, когато сте в състояние да си го позволите. Психолозите наричат това "време за блуждаене" и препоръчват на мениджъри дори официално да го дадат на служителите, от които по длъжностна характеристика се очаква да взимат креативни решения. И дори да ги изгонят от офиса в посока към най-близкия парк.
Умът, който трябва да разсъждава творчески, да реши сложни проблеми, да роди нови идеи, е много по-продуктивен, ако периодично бъде оставян да се рее на воля.
Здравословна доза мислене, съчетано с въображение, дава възможност за консолидация на паметта. Тя пък създава основа да се формират нелинейни връзки в мозъка, което развива способността му после да раздели на части проблема и да подходи към тях от нов ъгъл, тълкуват психолозите.
Разходката помага на творческото мислене според експериментите на изследователския екип на д-р Мерилин Опецо от Университета на Санта Клара, Калифорния.
Учените провели серия опити, в които подложили доброволци на различни тестове за креативност. При едни те участвали в асоциативни игри, докато се разхождат. При други правели същото, но седнали.
Най-добри резултати постигнали хората, на които било позволено да се разхождат, независимо дали навън или в закрити помещения. Ползите от разходките оставали и след като служителите сядали в офиса - те показвали по-висока креативност от онези, които през цялото време си седели зад бюрата.
"Планиране да правите по-малко дава свобода да правите повече и да не се чувствате ограничени от безмилостната рутина на система за продуктивност, която е невъзможно да се следва в дългосрочен план. Важно е да знаете какво ще правите утре. Но също така е важно да знаете, че можете да се адаптирате към това, което денят носи. То може да има още по-голямо значение за това колко сте продуктивни и как се чувствате по отношение на деня си. И как се чувствате по отношение на живота си", обобщава Джеф Хейдън, автор на книгата "Митът за мотивацията: Как хората с високи постижения се настройват да печелят".
Не казвайте, че за вас правилото на 80-те процента запълнен работен график е неприложимо - имате толкова много задачи, не можете да си позволите дори минута да не планирате. На това бизнес блогърката Джесика Стилман има отговор: "Ако шефът на "Мета" може да успее да освободи достатъчно място в графика си, за да има време за стратегическо мислене и бързи промени, със сигурност и вие можете".
В "Точният човек" можете да прочетете още:
13 начина да работите по-малко и да постигате повече
От шеф "пожарникар" бягайте като от огън
10 умствени навика, от които да се откажете, за да имате професионален успех
Издънили сте се? Съобщете умно на шефа
8 начина да си облекчите деня, ако сте претоварени с ангажименти
12 упражнения да развиете лидерския си потенциал
Трикове срещу психофеномена "Яд ме е, че се ядосвам"
Това (съмнително) удоволствие "работа в екип"
Служебният роман – за и против, против, против
