С тази система за подреждане на ангажиментите не се преуморявате, уверяват експертите по управление на времето
"Точният човек" е специален проект на "24 часа" за професионалния успех, растежа в кариерата, личностното развитие, отношенията на работното място, за добрите практики на работодателите, за новини от HR сектора и мениджмънта, за пазара на труда и свободни работни места.
Официалното работно време свършва, а ви чакат още две-три задачи, които трябва да приключите днес. Налага се или да продължите да се трудите извънредно, или да ги отложите за утре. Но то и за утре имате куп дела, всичко ще ви стовари като лавина и ще ви затрупа. Май пак ще останете след работно време, за да се справите.
Нито един от двата варианта не е разумен - нито всеки ден да работите извънредно, нито да отлагате за следващия. Щом редовно не ви стигат часовете да си изпълнявате служебните ангажименти, анализирайте защо се получава така. Може да сте пренатоварени, а може и зле да се организирате. При всички случаи рискувате да се провалите в един момент.
Всяка задача в своя кутия
Специалистите по управление на времето препоръчват да опитате със система, наречена таймбоксинг.
Представете си, че работният ден се състои от кутии. Във всяка от тях сложете задача, която трябва да изпълните. Отбележете за колко минути/часа ще сте готови, без да надценявате или да подценявате способностите си да се справите. Предвидете време за всичко около нея - за придвижване например.
Съберете нужното време от всички кутии. Ако сумата е по-голяма от 7, максимум 7 и половина часа, значи задачите са повече, отколкото можете да вършите. Или шефът ви е пренатоварил, или сами се пренатоварвате, увлечени от перфекционизъм.
Експертите обясняват, че при таймбоксинга сборът не бива да е 8 часа, колкото е официалното работно време, а трябва да има поне половин час резерв за непредвидени ситуации или за неправилна преценка колко минути/часове са необходими за някоя задача.
Дали резервът да е половин или един час зависи от сложността на работата - ако не е рутинна, вероятността да не прецените точно е по-голяма. Също и от това колко чести са непредвидените ситуации - в някои професии и длъжности те са си редовни.
За да сте сигурни дали сте пренатоварени или зле се организирате, направете таймбоксинг поне 4-5 пъти. Не в поредни дни, а през два.
След като сте разпределили всички задачи за деня по кутии, постарайте се да не излизате от тях. Ще рече да прекъснете да правите онова, за което сте предвидили 30 минути, щом те изтекат, въпреки че не сте го свършили. Отбележете си неуспеха и на какво се дължи. Тези бележки после помагат при анализа къде са пробойните.
Къде не се побирате
Възможно е още при разпределението на задачите по кутиите да установите, че те не се побират в рамките на 8 часа. Обмислете добре можете ли нещо да оптимизирате.
Ако не можете, трябва да говорите с шефа за пренатоварването си. Нужни са ви железни аргументи - никой мениджър не обича подчинен да иска да му намалеят задачите. Това поставя под съмнение и неговите управленски умения - би трябвало да е преценил на кого колко работа възлага. Така че се подгответе добре.
Самата система таймбоксинг създава план и дисциплина, които помагат за по-добра продуктивност. Но ако въпреки това не се справяте с ангажиментите в рамките на официалния работен ден, анализирайте в дълбочина какво се случва.
Внимателно прегледайте записките от всичките дни и вижте в кои случаи не сте се побирали в кутията. Натрупването ще ви подскаже изводи.
Защо ви е тясно
Трябва да сте честни, защото често проблемът е в липсата на компетентност. Изпълнявате някои от ангажиментите си по-бавно, отколкото се очаква. Тогава намерете начини да повишите квалификацията си.
Престараването е проблем, който сами си причинявате. Мениджърът ви е разпределил задачи, които очаква да свършите за определени часове на достатъчно добро ниво, а не на идеално. Ненужният перфекционизъм гълта време. Тренирайте да се отървете от него.
При екипната работа е възможно забавянията при изпълнението на вашите задачи да се дължат на колега. Ако е така, говорете с него. Ако не помогне - с мениджъра, чието задължение е организацията на цялостната работа.
Е, ясно е какво следва, ако забележите, че напук на таймбоксинга, който сами сте си направили, се разсейвате с някакви странични занимания и не успявате да приключите със задачата в определеното време.
По сърце и по мозък
Има още две възможности, за които човек не е чак толкова лесно да се сети, посочват експертите по управление на времето.
Едната е, че не разпределяте правилно задачите според биологичния си часовник. Всеки си има особености и трябва да познавате своите, за да планирате най-сложните задачи за онова време на деня, когато сте най-работоспособни. Едно и също нещо може да ви отнема двойно повече минути/часове, ако го правите, когато мозъкът ви още не се е събудил за креативност или когато вече сте уморени.
Неприятно е, ако нямате право сами да разпределите задачите си според биологичния часовник на работоспособността си. В такъв случай помислете дали това място е точното за вас.
Така трябва да постъпите и ако искрено си отговорите на въпроса дали не успявате, понеже мразите някои от задачите. Служителите обикновено си затварят очите пред тази причина, обясняват специалистите.
Тя много ясно ще изпъкне, като си прегледате таймбоксинга от няколко дни и всеки път сте си отбелязали, че отчетът, който трябва да напишете, ви отнема двойно повече време от предвиденото. Ами смятате го за излишна бюрокрация и го мразите, затова подсъзнателно сте разсеяни и бавни.
Щом има няколко такива задачи, може би тая работа не ви е по сърце. Не бива да замитате проблема под килима, защото с нелюбима работа трудно се живее.
Техниката работи дългосрочно
Таймбоксингът и анализът му ще ви помогнат да оптимизирате работното си време и да повишите продуктивността си, уверяват експертите. След като запушите пробойни, които сте забелязали, и се научите по-прецизно да планирате, продължете с тази система - слагайте по кутии ангажиментите си за всеки ден.
Не пропускайте да отбелязвате кога е имало нарушение и защо. След месец отново анализирайте натрупват ли се провали при определен тип задачи и дали не трябва да вземете мерки.
Така тази система за управление на времето ще ви води към успех, а и здравето ви ще пази, защото няма да се претоварвате.
- Разтеглянето води до скъсване
Предимството на таймбоксинга е, че постявате задачата в кутия, която не е разтегателна. Ако опитате да я разтеглите, ще се разпадне. Следователно или не сте преценили правилно - задачата е прекалено голяма за тази кутия, или поради някакви причини сте увеличили самата задача и тя вече не се побира вътре.
Като подхождате по този начин, ще станете по-рационални при организацията на работата си и по- дисциплинирани, а оттам и по-успешни.
В "Точният човек" можете да прочетете още:
Границата между глупава безкористност и умна щедрост определя професионалния успех
Вълшебната фраза, с която печелите доверие и професионален успех
Химикалката на търпението пази от избухвания, които чупят кариерата
Прошката е велика и в деловия живот - освобождава прощаващия
Как да изберете правилен колега, с когото да споделяте
Експеримент с бонбона, биология на растежа и защо да не бързате за мениджърски пост
9 грешки в поведението, които отблъскват на работа
Емоционалното благополучие - тайната съставка на професионалния успех
Наръчник да работите с колега, обзет от фантастна псевдология
